Workspace beheren

Een workspace in TimeMate is de omgeving waar je bedrijf in werkt. Alle medewerkers, projecten, werkbonnen en uren bevinden zich binnen een workspace. In deze handleiding leggen we uit hoe je een workspace beheert.

Wat is een workspace?

Een workspace is:

• De werkruimte van je organisatie

• Waar alle bedrijfsgegevens worden opgeslagen

• Toegankelijk voor alle uitgenodigde medewerkers

• Gekoppeld aan één abonnement

Workspace-instellingen bekijken

1. Ga naar Bedrijfsinformatie

1. Klik op Instellingen in het menu

2. Selecteer Bedrijfsinformatie of Bedrijfsgegevens

2. Bekijk de instellingen

Je ziet hier:

• Bedrijfsnaam

• Adresgegevens

• Contactinformatie

• KvK-nummer

• BTW-nummer

• Logo

Bedrijfsgegevens aanpassen

Basisgegevens wijzigen

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinformatie

2. Klik op Bewerken

3. Pas de gewenste gegevens aan:

   • Bedrijfsnaam

   • Adres

   • Postcode en plaats

   • Telefoonnummer

   • E-mailadres

4. Klik op Opslaan

Logo wijzigen

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinformatie

2. Klik op het huidige logo of Logo wijzigen

3. Upload een nieuw logobestand

4. Het logo wordt gebruikt op facturen en documenten

Facturatiegegevens

Vul de volgende gegevens in voor correcte facturen:

• KvK-nummer

• BTW-nummer

• IBAN

• Standaard betalingstermijn

Meerdere workspaces

Sommige gebruikers hebben toegang tot meerdere workspaces:

Wisselen tussen workspaces

1. Klik op je profielicoon of de workspace-naam

2. Je ziet een lijst met beschikbare workspaces

3. Klik op de workspace waarnaar je wilt wisselen

4. Je wordt doorgestuurd naar de gekozen workspace

Wanneer meerdere workspaces?

• Je werkt voor meerdere bedrijven

• Je hebt een test- en productieomgeving

• Je bent uitgenodigd door verschillende organisaties

Teamleden beheren

Binnen een workspace beheer je het team:

Team bekijken

1. Ga naar Instellingen > Team

2. Je ziet alle medewerkers in de workspace

Medewerker toevoegen

Zie de handleiding Gebruikers uitnodigen

Medewerker verwijderen

1. Ga naar Instellingen > Team

2. Selecteer de medewerker

3. Klik op Verwijderen

4. Bevestig de actie

Rollen en rechten

Bepaal wat medewerkers kunnen doen:

1. Ga naar Instellingen > Rollen

2. Selecteer een rol

3. Pas de permissies aan

4. Klik op Opslaan

Zie de handleiding Beheer en rollen voor meer details.

Workspace-voorkeuren

Modules in-/uitschakelen

1. Ga naar Instellingen > de relevante module-instellingen

2. Schakel functies in of uit naar behoefte

Standaardinstellingen

Configureer standaardinstellingen voor:

• Uren (tijden, pauzes)

• Werkbonnen

• Projecten

• Facturatie

• Notificaties

Gegevens en privacy

Gegevenslocatie

• Je gegevens worden opgeslagen in beveiligde datacenters

• Conform AVG/GDPR-regelgeving

Toegang beheren

• Alleen uitgenodigde medewerkers hebben toegang

• Rechten worden bepaald door rollen

• Gevoelige functies vereisen specifieke permissies

Audit trail

• Belangrijke acties worden gelogd

• Je kunt zien wie wat heeft gedaan

• Dit helpt bij het oplossen van problemen

Eigenaarschap overdragen

Als je het eigenaarschap van de workspace wilt overdragen:

1. Neem contact op met support

2. Geef aan wie de nieuwe eigenaar wordt

3. Na verificatie wordt het eigenaarschap overgedragen

Let op: De nieuwe eigenaar krijgt volledige controle over de workspace en het abonnement.

Workspace verwijderen

Als je de hele workspace wilt verwijderen:

1. Zorg dat alle facturen zijn betaald

2. Exporteer alle benodigde gegevens

3. Neem contact op met support

4. Bevestig de verwijdering

Zie de handleiding Account verwijderen voor meer details.

Tips

• Houd bedrijfsgegevens up-to-date voor correcte facturen

• Controleer regelmatig de teamlijst

• Gebruik rollen om rechten gestructureerd toe te wijzen

• Maak back-ups van belangrijke gegevens

Problemen oplossen

"Kan bedrijfsgegevens niet wijzigen"

• Controleer of je de juiste rechten hebt

• Neem contact op met de eigenaar

"Kan geen medewerkers uitnodigen"

• Controleer of je abonnement het toelaat

• Controleer of je de permissie hebt

"Workspace is traag"

• Archiveer oude werkbonnen en projecten

• Verwijder onnodige bestanden

• Neem contact op met support bij aanhoudende problemen

Benodigde rechten

Actie	Benodigde permissie
Bedrijfsinfo bekijken	Bedrijfsinfo bekijken
Bedrijfsinfo bewerken	Bedrijfsinfo bewerken
Team beheren	Team bekijken + bewerken
Rollen beheren	Rollen bekijken + bewerken