Uren factureren

Met TimeMate kun je geregistreerde uren direct factureren naar je boekhoudprogramma. In deze handleiding leggen we stap voor stap uit hoe je uren factureert.

Vereisten

Voordat je kunt factureren, zorg je dat:

• Je boekhoudprogramma is gekoppeld (zie Koppelingen)

• De uren zijn geregistreerd op een klant of project

• Je de permissie hebt om facturen aan te maken

Uren factureren via het Overzicht

1. Ga naar het Overzicht

1. Klik op Overzicht in het menu

2. Selecteer Uren

3. Je ziet alle geregistreerde uren

2. Filter de uren

Filter op de uren die je wilt factureren:

1. Gebruik de filters om te zoeken op:

   • Klant

   • Project

   • Datum range

   • Status (bijv. "Goedgekeurd")

2. De gefilterde uren worden getoond

3. Selecteer de uren

1. Vink de checkboxen aan naast de uren die je wilt factureren

2. Of klik op Selecteer alles om alle getoonde uren te selecteren

4. Start het factuurproces

1. Klik op de knop Factureren in de actiebalk

2. Er opent een nieuw scherm met de conceptfactuur

5. Configureer de factuur

In het factuurscherm kun je:

Klant selecteren

• Selecteer of bevestig de klant

• Als de uren van meerdere klanten zijn, kies je één klant

Groepering instellen

Kies hoe de uren worden gegroepeerd:

• Geen groepering: Elke urenregistratie wordt een aparte regel

• Per project: Uren worden gegroepeerd per project

• Per medewerker: Uren worden gegroepeerd per medewerker

Omschrijvingsopties

Bepaal wat er in de omschrijving komt:

• Datum toevoegen

• Projectomschrijving tonen

• Uuromschrijving tonen

• Medewerkernaam tonen

• Materiaal van medewerker tonen

Weergaveopties

• Minuten als getal: Toon uren in decimalen (bijv. 8,5 i.p.v. 8:30)

• Materialen meesturen: Voeg gebruikte materialen toe aan de factuur

6. Controleer de factuur

Bekijk het factuurvoorbeeld:

• Controleer de klantgegevens

• Controleer de factuurregels

• Controleer de totaalbedragen

7. Verstuur de factuur

1. Klik op Verstuur factuur

2. De factuur wordt verzonden naar je boekhoudprogramma

3. Je ontvangt een bevestiging

Uren factureren via Projecten

Je kunt ook factureren vanuit een project:

1. Ga naar Projecten

2. Open het project

3. Ga naar het tabblad Open of Uren

4. Selecteer de te factureren uren

5. Klik op Factureren

6. Volg dezelfde stappen als hierboven

Factuurinstellingen

Standaardinstellingen

Je kunt standaardinstellingen opslaan:

1. Ga naar Instellingen > Facturatie

2. Stel je voorkeuren in:

   • Standaard groepering

   • Standaard omschrijvingsopties

   • Standaard weergaveopties

3. Deze worden automatisch toegepast bij nieuwe facturen

Prijzen

De prijs per uur wordt bepaald door:

1. Het uurtarief van de medewerker

2. Of het tarief gekoppeld aan de klant/project

3. Of de standaardprijs in je instellingen

Na het factureren

Na het versturen van de factuur:

• De uren krijgen de status "Gefactureerd"

• De factuur is zichtbaar in je boekhoudprogramma

• Je kunt de factuur niet meer wijzigen via TimeMate

Problemen oplossen

"Geen boekhoudprogramma gekoppeld"

1. Ga naar Instellingen > Koppelingen

2. Koppel je boekhoudprogramma

3. Probeer opnieuw te factureren

"Klant niet gevonden"

1. Controleer of de klant bestaat in je boekhoudprogramma

2. Importeer klanten uit je boekhoudprogramma

3. Of maak de klant handmatig aan

"Factuur wordt niet verstuurd"

1. Controleer of de koppeling actief is

2. Controleer de foutmelding voor details

3. Neem contact op met support indien nodig

Tips

• Factureer regelmatig om achterstanden te voorkomen

• Controleer altijd de factuur voordat je verstuurt

• Gebruik groepering voor overzichtelijke facturen

• Stel standaardinstellingen in voor consistente facturen

Benodigde rechten

Om uren te factureren heb je de permissie Facturen aanmaken nodig.