Uren op gefactureerd zetten

Soms wil je uren markeren als gefactureerd zonder een factuur via TimeMate te versturen. Bijvoorbeeld als je extern factureert of een ander systeem gebruikt. In deze handleiding leggen we uit hoe je uren handmatig op gefactureerd zet.

Wanneer handmatig op gefactureerd zetten?

Dit is handig in de volgende situaties:

• Extern factureren: Je maakt facturen in een ander programma

• Geen koppeling: Je hebt geen boekhoudprogramma gekoppeld

• Correcties: Uren moeten administratief als gefactureerd worden gemarkeerd

• Intern werk: Uren die niet naar een klant gefactureerd worden

Via het Overzicht

1. Ga naar het Overzicht

1. Klik op Overzicht in het menu

2. Selecteer Uren

3. Je ziet alle geregistreerde uren

2. Filter de uren

Gebruik filters om de juiste uren te vinden:

• Filter op klant

• Filter op project

• Filter op datum

• Filter op status (bijv. "Goedgekeurd")

3. Selecteer de uren

1. Vink de checkboxen aan naast de uren die je op gefactureerd wilt zetten

2. Of selecteer alle getoonde uren

4. Wijzig de status

1. Klik op het dropdown-menu voor statuswijziging in de actiebalk

2. Selecteer Gefactureerd

3. Bevestig de actie indien gevraagd

5. Controleer het resultaat

• De geselecteerde uren hebben nu de status "Gefactureerd"

• Dit is zichtbaar aan de paarse badge

Via Werkbonnen

Je kunt ook een werkbon op gefactureerd zetten:

1. Ga naar Werkbonnen

1. Klik op Werkbonnen in het menu

2. Zoek de werkbon

2. Wijzig de status

1. Open de werkbon of klik op de drie puntjes (⋮)

2. Selecteer Status wijzigen > Gefactureerd

3. De werkbon en bijbehorende uren worden gemarkeerd als gefactureerd

Via Projecten

Vanuit een project kun je ook uren op gefactureerd zetten:

1. Open het project

2. Ga naar het tabblad met de openstaande uren

3. Selecteer de uren

4. Wijzig de status naar "Gefactureerd"

Meerdere items tegelijk

Uren

1. Selecteer meerdere uren via checkboxen

2. Gebruik de bulk-actie om de status te wijzigen

3. Alle geselecteerde uren worden aangepast

Werkbonnen

1. Selecteer meerdere werkbonnen

2. Kies Status wijzigen > Gefactureerd

3. Alle werkbonnen en hun uren worden aangepast

Verschil met factureren

Handmatig op gefactureerd zetten	Factureren via TimeMate
Geen factuur wordt aangemaakt	Factuur wordt aangemaakt
Alleen status wijzigt	Factuur wordt verstuurd
Geen koppeling nodig	Koppeling vereist
Geen factuuroverzicht in TimeMate	Factuur wordt gelogd

Gefactureerd terugdraaien

Als je per ongeluk uren op gefactureerd hebt gezet:

1. Selecteer de uren

2. Wijzig de status terug naar:

   • "Goedgekeurd"

   • "Verzonden"

   • "Open"

3. De uren zijn weer beschikbaar

Let op: Als de uren daadwerkelijk zijn gefactureerd via een externe factuur, overweeg dan of het correct is om de status terug te zetten.

Rapportage

Gefactureerde uren worden apart getoond in rapportages:

• Filter op status: Toon alleen gefactureerde uren

• Exporteren: Exporteer gefactureerde uren apart

• Overzicht: Zie totalen van gefactureerde uren

Tips

• Documenteer waarom je handmatig op gefactureerd zet

• Houd een eigen administratie bij van externe facturen

• Controleer regelmatig of de status correct is

• Gebruik filters om gefactureerde uren te onderscheiden

Problemen oplossen

"Kan status niet wijzigen"

• Controleer of je de juiste rechten hebt

• Controleer of de uren niet vergrendeld zijn

• Neem contact op met een beheerder

"Uren verschijnen nog in openstaand"

• Ververs de pagina

• Controleer of de statuswijziging is opgeslagen

• Controleer de filters

Benodigde rechten

Om uren op gefactureerd te zetten heb je nodig:

• Uren bewerken (voor statuswijziging)

• Of Werkbonnen bewerken (voor werkbonstatuswijziging)