Veld mapping voor facturen

Met veld mapping kun je zelf bepalen welke gegevens uit TimeMate in welke factuurvelden worden geplaatst wanneer je een factuur verstuurt naar je boekhoudprogramma. Dit geeft je volledige controle over hoe je factuurgegevens worden ingevuld.

Wat is veld mapping?

Standaard vult TimeMate bepaalde velden automatisch in bij het versturen van een factuur. Met veld mapping kun je dit aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld:

• Het werkbonnummer in het referentieveld plaatsen

• De klantadres in de omschrijving opnemen

• Medewerkersnamen aan de factuur toevoegen

• Eigen teksten combineren met variabelen

Vereisten

Voordat je veld mapping kunt gebruiken:

• Je hebt een boekhoudprogramma gekoppeld

• Je hebt de juiste permissies (factureerinstellingen beheren)

Veld mapping inschakelen

1. Ga naar de instellingen

1. Klik op Instellingen in het menu

2. Ga naar Modules > Facturatie

2. Schakel veld mapping in

1. Scroll naar de instelling Veld mapping

2. Klik op de schakelaar om in te schakelen

3. Accepteer de waarschuwing

Bij de eerste keer inschakelen verschijnt een waarschuwingsvenster:

• Veld mapping is een geavanceerde functie

• Onjuiste configuratie kan leiden tot fouten bij het aanmaken van facturen

• Het gebruik is voor eigen risico

Klik op Ik begrijp het, inschakelen om verder te gaan.

4. Open de configuratie

Na het inschakelen verschijnt er een tandwiel-icoon naast de instelling. Klik hierop om de veld mapping te configureren.

Veld mapping configureren

Velden toevoegen

1. Klik op Veld toevoegen...

2. Selecteer het veld dat je wilt configureren

3. Het veld wordt toegevoegd aan je configuratie

Waarden invullen

Voor elk toegevoegd veld kun je een waarde invullen:

• Vaste tekst: Typ een vaste tekst die altijd wordt gebruikt

• Variabelen: Gebruik variabelen om dynamische gegevens in te vullen

• Combinatie: Combineer vaste tekst met variabelen

Variabelen invoegen

Aan de rechterkant zie je alle beschikbare variabelen:

1. Klik in het tekstveld van een factuurveld

2. Klik op een variabele om deze in te voegen

3. De variabele wordt op de cursorpositie ingevoegd

Velden verwijderen

Klik op het prullenbak-icoon naast een veld om het te verwijderen uit je configuratie.

Opslaan

Klik op Opslaan om je configuratie te bewaren.

Beschikbare variabelen

De volgende variabelen kun je gebruiken in je veld mapping:

Variabele	Omschrijving
{werkbon_nummer}	Nummer van de werkbon
{werkbon_omschrijving}	Omschrijving van de werkbon
{klant_naam}	Naam van de klant
{interne_omschrijving}	Interne omschrijving van de werkbon
{werkadres}	Volledig werkadres
{bedrijf_naam}	Naam van je bedrijf
{klant_telefoon}	Telefoonnummer van de klant
{datum}	Huidige datum
{medewerker_namen}	Namen van de medewerkers
{project_omschrijving}	Omschrijving van het project
{totaal_uren}	Totaal aantal uren
{totaal_minuten}	Totaal aantal minuten
{uur_opmerkingen}	Opmerkingen van de uren
{materiaal_omschrijvingen}	Omschrijvingen van gebruikte materialen

Extra velden als variabelen

Als je extra velden hebt aangemaakt in TimeMate, zijn deze ook beschikbaar als variabelen. Ze verschijnen automatisch in de lijst met beschikbare variabelen.

Beschikbare factuurvelden per boekhoudprogramma

De beschikbare factuurvelden verschillen per boekhoudprogramma. Hieronder een overzicht:

Exact Online

Veld	Type	Omschrijving
Omschrijving	Tekst	Hoofdomschrijving van de factuur
Uw referentie	Tekst	Referentie voor de klant
Ordernummer	Tekst	Ordernummer van de klant
Orderdatum	Datum	Datum van de order
Betalingsreferentie	Tekst	Referentie voor de betaling
Opmerkingen	Tekst	Interne opmerkingen
Valuta	Tekst	Valutacode (bijv. EUR)
Korting percentage	Getal	Kortingspercentage
Korting bedrag	Getal	Vast kortingsbedrag
Factuurnummer	Tekst	Handmatig factuurnummer
Dagboek	Tekst	Dagboekcode (verplicht)
Betalingsvoorwaarde	Tekst	Betalingsvoorwaarden code
Afleveradres	Tekst	Afleveradres
Factuuradres	Tekst	Factuuradres

Snelstart

Veld	Type	Omschrijving
Datum	Datum	De orderdatum
Document status	Selectie	Status: Order, Offerte, Bevestiging, etc.
Omschrijving	Tekst	Omschrijving van de order
Orderreferentie	Tekst	Orderreferentie (komt op factuur)
Betalingskenmerk	Tekst	Betalingskenmerk
Memo	Tekst	Interne memo/notities
Krediettermijn	Getal	Betalingstermijn in dagen
Factuurkorting	Getal	Kortingspercentage

MoneyBird

Veld	Type	Omschrijving
Referentie	Tekst	Referentienummer
Factuurdatum	Datum	Datum van de factuur
Vervaldatum	Datum	Vervaldatum
Betalingsvoorwaarden	Tekst	Betalingsvoorwaarden tekst
Betalingskenmerk	Tekst	Betalingskenmerk
Kort betalingskenmerk	Tekst	Kort betalingskenmerk
Taal	Tekst	Taalcode (nl, en)
Valuta	Tekst	Valutacode (EUR, USD)
Korting	Tekst	Korting
Status	Tekst	Status van de factuur

E-boekhouden

Veld	Type	Omschrijving
Factuurnummer	Tekst	Factuurnummer (max 50 tekens)
Betalingstermijn	Getal	Betalingstermijn in dagen
Per e-mail verzenden	Selectie	Automatisch per e-mail verzenden
E-mail onderwerp	Tekst	Onderwerp van de e-mail
E-mail bericht	Tekst	Inhoud van de e-mail
E-mail van adres	Tekst	Afzender e-mailadres
E-mail van naam	Tekst	Afzender naam
Automatische incasso	Selectie	Via incasso innen
Incasso IBAN	Tekst	IBAN voor incasso
Incasso machtiging soort	Selectie	Eenmalig of doorlopend
Incasso machtiging ID	Tekst	ID van de machtiging
Incasso rekeningnummer	Tekst	Rekeningnummer
Incasso ten name van	Tekst	Naam rekeninghouder
Incasso plaats	Tekst	Plaats
Incasso omschrijving regel 1	Tekst	Omschrijving regel 1
Incasso omschrijving regel 2	Tekst	Omschrijving regel 2
Incasso omschrijving regel 3	Tekst	Omschrijving regel 3
In boekhouding plaatsen	Selectie	Direct in boekhouding
Boekhoudmutatie omschrijving	Tekst	Omschrijving voor mutatie

Voorbeelden

Werkbonnummer als referentie

Om het werkbonnummer in het referentieveld te plaatsen:

1. Voeg het veld Uw referentie (of equivalent) toe

2. Vul in: {werkbon_nummer}

Combinatie van gegevens

Om meerdere gegevens te combineren:

1. Voeg het veld Omschrijving toe

2. Vul in: Werkzaamheden {werkbon_omschrijving} - {klant_naam}

Vaste tekst met variabele

1. Voeg het veld Opmerkingen toe

2. Vul in: Werkbon: {werkbon_nummer} | Medewerkers: {medewerker_namen}

Standaardwaarden herstellen

Als je terug wilt naar de standaardinstellingen:

1. Open de veld mapping configuratie

2. Klik op het ververs-icoon rechtsboven

3. De standaardwaarden worden hersteld

Tips

• Test je configuratie eerst met een testfactuur

• Gebruik niet te lange teksten in velden met een maximale lengte

• Combineer variabelen met vaste tekst voor duidelijke facturen

• Controleer of verplichte velden zijn ingevuld bij je boekhoudprogramma

Problemen oplossen

Factuur wordt niet aangemaakt

• Controleer of alle verplichte velden zijn ingevuld

• Kijk of de waarden voldoen aan de eisen (bijv. maximale lengte)

• Controleer de foutmelding van je boekhoudprogramma

Variabele wordt niet vervangen

• Controleer de spelling van de variabele

• Zorg dat de variabele tussen accolades staat: {variabele}

• Controleer of er gegevens beschikbaar zijn (bijv. werkbon heeft een omschrijving)

Veld wordt niet getoond in boekhoudprogramma

• Niet alle boekhoudprogramma's tonen alle velden

• Sommige velden zijn alleen intern zichtbaar

• Raadpleeg de documentatie van je boekhoudprogramma

Benodigde rechten

Om veld mapping te kunnen gebruiken heb je de volgende permissies nodig:

• Instellingen bekijken

• Instellingen bewerken

• Facturen aanmaken