Werkbonnen factureren

Naast losse uren kun je ook complete werkbonnen factureren. Dit is handig wanneer je alle werkzaamheden op een werkbon in één keer wilt factureren. In deze handleiding leggen we uit hoe dit werkt.

Voordelen van werkbonnen factureren

• Compleet overzicht: Alle uren en materialen in één factuur

• Eenvoudig: Selecteer de werkbon en factureer

• Traceerbaarheid: De factuur is gekoppeld aan de werkbon

Vereisten

Voordat je een werkbon kunt factureren:

• Je boekhoudprogramma is gekoppeld

• De werkbon heeft de status "Afgerond" (aanbevolen)

• Er zijn uren geregistreerd op de werkbon

• Je hebt de permissie om facturen aan te maken

Werkbon factureren

1. Ga naar Werkbonnen

1. Klik op Werkbonnen in het menu

2. Je ziet het overzicht van alle werkbonnen

2. Selecteer de werkbon(nen)

Eén werkbon factureren

1. Vink de checkbox aan naast de werkbon

Meerdere werkbonnen factureren

1. Vink de checkboxen aan naast alle werkbonnen die je wilt factureren

2. Let op: werkbonnen moeten voor dezelfde klant zijn

3. Start het factuurproces

1. Klik op de knop Factureren in de actiebalk

2. Het factuurscherm opent

4. Controleer de koppeling

Als er nog geen boekhoudprogramma is gekoppeld:

1. Je krijgt een melding dat er geen koppeling is

2. Ga naar Instellingen > Koppelingen om te koppelen

3. Keer terug en probeer opnieuw

5. Configureer de factuur

Klant selecteren

• De klant van de werkbon wordt automatisch geselecteerd

• Pas aan indien nodig

Groepering instellen

• Geen groepering: Elke regel apart

• Per project/werkbon: Gegroepeerd per werkbon

• Per medewerker: Gegroepeerd per medewerker

Omschrijvingsopties

Selecteer wat je wilt tonen:

• Datum toevoegen

• Werkbon/projectomschrijving

• Uuromschrijvingen

• Medewerkernaam

• Materiaal van medewerker

Materialen

• Schakel Materialen meesturen in om gebruikte materialen toe te voegen

• Materialen worden als aparte regels toegevoegd

6. Bekijk het voorbeeld

De factuur wordt als voorbeeld getoond:

• Linkerkolom: Het factuurvoorbeeld

• Rechterkolom: De instellingen

Controleer:

• Klantgegevens

• Factuurregels

• Aantallen en prijzen

• Totaalbedrag

7. Verstuur de factuur

1. Klik op Verstuur factuur

2. De factuur wordt naar je boekhoudprogramma gestuurd

3. De werkbon(nen) krijgen de status "Gefactureerd"

Factureren vanuit de werkbon

Je kunt ook direct vanuit een werkbon factureren:

1. Open de werkbon

2. Klik op Factureren in de actiebalk

3. Volg dezelfde stappen

Geselecteerde werkbonnen bekijken

Als je meerdere werkbonnen factureert, zie je welke werkbonnen zijn geselecteerd:

1. In het factuurscherm zie je de werkbonnummers

2. Deze worden als badges getoond

3. Je kunt controleren of alle juiste werkbonnen zijn geselecteerd

Wat wordt er gefactureerd?

Bij het factureren van een werkbon worden meegenomen:

Uren

• Alle uren geregistreerd op de werkbon

• Met de bijbehorende uurtarieven

• Inclusief eventuele toeslagen

Materialen (optioneel)

• Gebruikte materialen

• Met de bijbehorende prijzen

• Gebaseerd op de materiaalregistratie

Na het factureren

Werkbonstatus

• De werkbon krijgt de status "Gefactureerd"

• Dit is zichtbaar in het werkbonnoverzicht

In het boekhoudprogramma

• De factuur is aangemaakt

• Je kunt deze daar verder verwerken

In TimeMate

• De uren worden gemarkeerd als gefactureerd

• Je kunt de factuur niet meer wijzigen

Problemen oplossen

"Uren hebben verschillende statussen"

Als de uren op de werkbon verschillende statussen hebben:

1. Er verschijnt een waarschuwing

2. Alle uren worden toch gefactureerd

3. Overweeg eerst uren goed te keuren

"Klant niet gevonden in boekhoudprogramma"

1. Importeer de klant uit je boekhoudprogramma

2. Of maak de klant eerst aan in je boekhoudprogramma

3. Probeer opnieuw te factureren

"Geen uren op werkbon"

1. Registreer eerst uren op de werkbon

2. Of factureer alleen de materialen

Tips

• Rond werkbonnen af voordat je factureert

• Laat werkbonnen ondertekenen voor extra bewijs

• Controleer de materiaalregistratie voordat je factureert

• Gebruik duidelijke werkbonomschrijvingen

Benodigde rechten

Om werkbonnen te factureren heb je de volgende permissies nodig:

• Werkbonnen bekijken

• Facturen aanmaken