Formulier indienen

Wanneer een formulier is gekoppeld aan een werkbon, kunnen medewerkers dit invullen en indienen. In deze handleiding leggen we uit hoe je een formulier invult en indient.

Waar vind je formulieren?

Formulieren zijn beschikbaar op verschillende plekken:

In de webapplicatie

1. Open de werkbon

2. Ga naar het tabblad Formulieren of Inzendingen

3. Je ziet de gekoppelde formulieren

In de mobiele app

1. Open de werkbon in de app

2. Scroll naar de sectie Formulieren

3. Tik op het formulier dat je wilt invullen

Een formulier invullen

1. Open het formulier

1. Klik of tik op het formulier dat je wilt invullen

2. Het formulier opent in een nieuw scherm

2. Vul de velden in

Doorloop alle velden van het formulier:

Tekstvelden

• Typ je antwoord in het tekstveld

• Lange tekstvelden bieden meer ruimte

Keuzevelden

• Dropdown: Klik en selecteer een optie

• Selectievakjes: Vink één of meerdere opties aan

• Keuzerondjes: Selecteer één optie

Speciale velden

Datumveld

1. Klik op het datumveld

2. Selecteer de datum uit de kalender

Handtekening

1. Tik/klik in het handtekeningveld

2. Teken je handtekening met je vinger of muis

3. Klik op Opslaan of Bevestigen

Foto toevoegen

1. Klik op Foto toevoegen

2. Maak een foto met je camera, of

3. Selecteer een bestaande foto

4. De foto wordt toegevoegd aan het formulier

Bestand uploaden

1. Klik op Bestand kiezen

2. Selecteer het bestand

3. Het bestand wordt geüpload

3. Controleer verplichte velden

• Verplichte velden zijn gemarkeerd (vaak met een *)

• Je kunt niet indienen als verplichte velden leeg zijn

• Vul alle verplichte velden in voordat je doorgaat

4. Dien het formulier in

1. Controleer of alle velden correct zijn ingevuld

2. Klik op Indienen of Verzenden

3. Het formulier wordt opgeslagen en gekoppeld aan de werkbon

Na het indienen

Bevestiging

Na het indienen:

• Je ontvangt een bevestiging

• Het formulier verschijnt als "Ingevuld"

• De inzending is zichtbaar in de werkbon

E-mailnotificatie

Als e-mail is ingesteld:

• Een kopie wordt verstuurd naar het opgegeven e-mailadres

• Inclusief alle ingevulde gegevens

• Inclusief eventuele foto's

Inzending bekijken

1. Open de werkbon

2. Ga naar Formulieren of Inzendingen

3. Klik op de inzending om te bekijken

Inzending bewerken

Als je een fout hebt gemaakt, kun je de inzending bewerken:

1. Open de inzending

2. Klik op Bewerken

3. Pas de gegevens aan

4. Klik op Opslaan

Let op: Niet alle gebruikers hebben rechten om inzendingen te bewerken

Meerdere keren invullen

Je kunt hetzelfde formulier meerdere keren invullen:

1. Open het formulier opnieuw

2. Vul de gegevens in

3. Dien in

4. Er wordt een nieuwe inzending aangemaakt

Dit is handig voor:

• Dagelijkse checklists

• Meerdere inspecties

• Verschillende situaties

Offline werken (mobiele app)

De mobiele app ondersteunt offline invullen:

1. Open het formulier (zelfs zonder internet)

2. Vul alle velden in

3. Dien in

4. De inzending wordt lokaal opgeslagen

5. Bij internetverbinding wordt het gesynchroniseerd

Tips voor het invullen

Voorbereiding

• Lees het formulier eerst door

• Verzamel benodigde informatie vooraf

• Zorg dat je camera werkt (voor foto's)

Tijdens het invullen

• Vul velden direct en volledig in

• Maak duidelijke foto's

• Controleer voordat je indient

Na het invullen

• Controleer of de inzending is opgeslagen

• Bekijk de samenvatting

• Informeer indien nodig je leidinggevende

Problemen oplossen

"Verplicht veld niet ingevuld"

• Scroll door het hele formulier

• Zoek naar velden met een * of rode markering

• Vul alle verplichte velden in

"Kan niet indienen"

• Controleer je internetverbinding

• Controleer of alle velden correct zijn

• Probeer opnieuw

"Foto kan niet worden toegevoegd"

• Controleer of de app toegang heeft tot je camera/galerij

• Probeer een kleinere foto

• Herstart de app

"Formulier laadt niet"

• Controleer je internetverbinding

• Ververs de pagina of app

• Probeer later opnieuw

Benodigde rechten

Actie	Benodigde permissie
Formulieren invullen	Formulieren invullen
Inzendingen bekijken	Formulier-inzendingen bekijken
Inzendingen bewerken	Formulier-inzendingen bewerken