Quick guide Werkbonnen
Met TimeMate kun je gemakkelijk jouw werkbonnen beheren.
Welkom bij TimeMate. Je hebt zojuist een account aangemaakt op TimeMate.nl en met deze quick guide (leestijd 4 minuten) gaan we je helpen bij het snel en goed inrichten van jouw TimeMate account.
Je hebt aangegeven dat je TimeMate wilt gaan gebruiken voor het aanmaken van digitale werkbonnen. Indien gewenst kun je ook uren van medewerkers laten registreren op deze werkbonnen.
Met deze quick guide gaan we jouw account zo inrichten dat je alleen de noodzakelijke functies ziet zodat TimeMate zo eenvoudig en efficiënt mogelijk voor jou en eventueel je medewerkers werkt.
Weet trouwens dat je in de toekomst altijd functionaliteiten kan aan en uitzetten. Heb je behoefte aan hulp bij het goed inrichten van je account dan kun je via de Chat op onze site met een medewerker een videocall inplannen waarbij we samen jouw account goed inrichten.
Voordat we beginnen, nog even dit…
Als je inlogt in jouw account op TimeMate dan is het goed om te weten dat dit eerste aangemaakte account het ‘beheeraccount’ is. Gebruik je TimeMate alleen voor je eigen administratie dan verandert er helemaal niets en is dit jouw account. Ga je TimeMate ook met medewerkers gebruiken dan is dit jouw ‘beheeraccount’ waarin je medewerkers kan toevoegen, rollen kan toekennen aan personen, waar je een overzicht hebt van alle werkbonnen, gewerkte uren van je medewerkers kan inzien en werkbonnen/uren kan accorderen. De medewerkers die jij gaat toevoegen zien in hun account alleen maar de mogelijkheid om de benodigde werkbon in te zien, aan te passen en eventueel uren in te vullen (dus dezelfde eenvoud, zoniet eenvoudiger, als het traditionele fysieke werkbon/urenbriefje)
Ok let’s go
STAP 1 De voorbereiding (1 minuut)
Voordat we beginnen met het aanmaken van onze eerste werkbon, gaan we eerst een paar instellingen goed zetten. Klik in de linkerkolom op instellingen. Hier kun je jouw accountgegevens bijwerken voor optimaal gebruik.
Een standaard tijd instellen
Werk je met vaste werktijden dan kun je hier vooraf gestelde werktijden invullen. Eventueel handig als je in jullie personeelshandboek vaste uren hebt beschreven of vanuit CAO met vaste tijden werkt.
Modules
Vink hier werkbonnen aan. Overige modules komen eventueel later nog een keer aan bod indien gewenst.
Uren
Geef hier je voorkeuren aan.
Overig
Als je een rapportage per email van ingevulde uren wil ontvangen dan zet je deze functie aan.
Klik op opslaan
Stap 2 Werkbon aanmaken (2 minuut)
TimeMate biedt 2 mogelijkheden om werkbonnen aan te maken.
Optie 1: Via TimeMate ‘werkbon’ op de desktop of mobiel
Optie 2: Via Snelstart d.m.v. de snelstart koppeling in TimeMate
Optie 1 – Via TimeMate ‘werkbon’
Navigeer via Desktop naar Menu>Overzichten
> Start in het tabblad Klanten met het aanmaken van klanten waarvoor je werkt
> Vul daarna in het tabblad Artikelen jullie artikellijst in
Heeft jullie organisatie grote klantenlijsten of artikellijsten dan kunnen wij een importlijst voor jullie klaarmaken zodat dit niet handmatig hoeft te gebeuren. Neem bij interesse contact op via de chat.
> Start nu met het aanmaken van de werkbon
Je kunt nu een werkbon aanmaken in het tabblad werkbon of op de Menu>registreren pagina. De Plus button gebruik je om de werkbon aan te maken.
De werkbon kun je op locatie door jullie klant digitaal laten tekenen voor akkoord. In het beheeraccount heb je direct toegang tot de geaccordeerde werkbonnen zodat je nog op dezelfde dag de facturatie zou kunnen oppakken.
Optie 2 – Via de Snelstart koppeling
Zodra de snelstart koppeling is geactiveerd kun je zowel vanuit Snelstart als vanuit TimeMate de werkbon aanmaken. Deze acties worden met elkaar gesynchroniseerd.
De snelstart koppeling maak je aan door naar MENU>Instellingen>Koppelingen te gaan.
Kies daar voor snelstart koppeling.
Volg de instructies stapsgewijs op
De koppeling is gereed
Als hulp gewenst is bij het aanmaken van deze koppeling dan staan we voor je klaar. Neem contact op via de Chat en dan plannen we een videocall om je stapsgewijs door dit proces te begeleiden.
> Start nu met het aanmaken van de werkbon
Je kunt nu een werkbon aanmaken in het tabblad werkbon of op de Menu>registreren pagina. De Plus button gebruik je om de werkbon aan te maken.
Stap 3 Optioneel Uren registreren op werkbonnen (1 minuut)
Als medewerkers uren moeten boeken op de werkbon dan het is handig om de medewerker als ‘artikel’ aan te maken zodat deze uren van de betreffende medewerker geregistreerd worden op de werkbon.
- Eerst maar eens collega’s uitnodigen! ga naar:
Menu>Instellingen>Medewerkers
Klik nu op de Plus knop om medewerkers uit te nodigen.
De medewerker ontvangt een mail waarmee hij of zij een account kan aanmaken. Onze ervaring is dat je als accountbeheerder je collega’s vooraf wilt informeren of persoonlijk wat tips en uitleg wil geven over TimeMate zodat je kan uitleggen hoe jij wilt dat medewerkers TimeMate gaan gebruiken. We hebben een pdf met instructies voor medewerkers klaarliggen. Via onze chat kun je deze aanvragen dan sturen we deze toe zodat je die kan delen met je medewerkers.
- Medewerker als ‘artikel’ registeren om uren te kunnen boeken op een werkbon
Menu>Overzichten>tabblad artikelen
Klik nu op de Plus knop om een artikel toe te voegen
Benoem deze met de naam van de betreffende medewerker
Klik op de optie: dit artikel koppelen aan een medewerker, en selecteer de betreffende medewerker.
Medewerkers kunnen nu uren registreren op de werkbon.
Je hebt als het goed is nu al een paar uren ingeboekt als test. Over een paar weken heb je misschien al wel tientallen afspraken ingevuld en wil je een overzicht hebben van uren bij 1 specifieke klant bijvoorbeeld.
Ga naar Menu>overzichten
Hier kun je diverse filters toepassen om overzichten op te halen. Oefen maar eens en je ziet dat specifieke overzichten worden gegenereerd (afhankelijk van hoeveel uren regels je nu natuurlijk al hebt ingevuld)
Links naast de urenregels kun je een selectievakje aanvinken of alle uren in 1x selecteren. Nu kun je een ‘bulk actie’ uitvoeren. Bijvoorbeeld alle uren in 1x accorderen of exporteren. Selecteer de gewenste uren en klik op <actie> om uren te accorderen of klik op <export> om in het gewenste formaat te exporteren.
Yes je bent klaar om TimeMate te gaan gebruiken!
Heel veel succes en als je vragen hebt dan kun je onze help pagina gebruiken voor meer handleidingen voor specifieke functionaliteiten. Uiteraard staat ook ons enthousiaste team voor je klaar om je te helpen. Zeker als je én koppelingen wilt maken én met meerdere collega’s wilt samenwerken én werkbonnen gebruikt kan je misschien wel wat hulp van één van onze medewerkers handig zijn. Schroom niet en chat met ons of plan een videocall. We helpen je graag op weg. Heb je feedback voor ons om TimeMate nog eenvoudiger te maken? Dan horen we dat graag van je. Dankjewel alvast voor het meedenken!