Projecten plannen

Naast werkbonnen kun je in TimeMate ook projecten inplannen. Dit is handig voor langdurig werk of wanneer je capaciteit wilt reserveren voor een specifiek project. In deze handleiding leggen we uit hoe je projecten plant.

Verschil met werkbonnen plannen

Aspect	Werkbon plannen	Project plannen
Doel	Specifieke taak toewijzen	Capaciteit reserveren
Duur	Meestal kort (uren)	Kan langer zijn (dagen)
Detail	Concrete werkzaamheden	Algemene toewijzing

Een project inplannen

Via de planning

1. Ga naar de planning

   • Klik op Planning in het menu

2. Open het planningsformulier

   • Klik op een lege plek in de planning

   • Of klik op + Nieuwe planning

3. Selecteer het project

   • In het dropdown-menu kies je voor "Project"

   • Selecteer het gewenste project uit de lijst

4. Stel de details in

   • Medewerker: Wie werkt aan het project

   • Datum: De geplande dag

   • Starttijd: Wanneer begint het werk

   • Eindtijd: Wanneer eindigt het werk

5. Sla op

   • Klik op Opslaan

   • Het project verschijnt in de planning

Vanuit het project

1. Open het project

2. Ga naar het tabblad Gepland

3. Klik op Inplannen

4. Vul de details in:

   • Medewerker

   • Datum en tijden

5. Klik op Opslaan

Meerdere dagen plannen

Voor projecten die meerdere dagen duren:

Optie 1: Per dag apart inplannen

1. Maak voor elke dag een aparte planning

2. Dit geeft flexibiliteit in tijden per dag

3. Elke dag kan andere uren hebben

Optie 2: Doorlopende planning

1. Plan het project voor de eerste dag

2. Kopieer de planning naar andere dagen

3. Pas eventueel de tijden aan

Uren registreren op geplande projecten

Wanneer het geplande werk is uitgevoerd:

1. De medewerker registreert uren

2. Het project wordt automatisch geselecteerd

3. De geplande uren worden vergeleken met de werkelijke uren

Voortgang bijhouden

In het project kun je de voortgang zien:

• Geplande uren: Hoeveel uur is er gepland

• Geregistreerde uren: Hoeveel uur is er gewerkt

• Open uren: Het verschil tussen gepland en gewerkt

Budget bewaken

Als je project een budget heeft:

• Geplande uren tellen mee in de voorspelling

• Je ziet of je binnen budget blijft

• Waarschuwingen bij overschrijding van het budget

Tips voor projectplanning

Planningsstrategie

• Plan projecten in fases

• Houd rekening met afhankelijkheden

• Reserveer buffer voor onvoorziene zaken

Capaciteitsplanning

• Bekijk de beschikbaarheid van medewerkers

• Voorkom dubbele boekingen

• Verdeel werk gelijkmatig

Communicatie

• Informeer medewerkers over geplande projecten

• Gebruik notities voor belangrijke informatie

• Update de planning bij wijzigingen

Planning aanpassen

Verplaatsen

1. Klik en sleep het geplande project

2. Plaats op de nieuwe datum/tijd

3. De planning wordt automatisch bijgewerkt

Duur aanpassen

1. Klik op de geplande item

2. Pas start- of eindtijd aan

3. Sla de wijzigingen op

Verwijderen

1. Klik op het geplande project

2. Klik op Verwijderen

3. Bevestig de actie

Projecten vs. werkbonnen in de planning

Je kunt beide combineren:

• Project: Voor de algemene toewijzing

• Werkbonnen binnen het project: Voor specifieke taken

Zo heb je zowel het grote plaatje als de details.

Problemen oplossen

"Project verschijnt niet"

• Controleer of het project actief is

• Controleer de filters

• Ververs de pagina

"Kan uren niet registreren op gepland project"

• Controleer of het project is geselecteerd

• Controleer of de datum klopt

• Controleer de rechten

Benodigde rechten

Om projecten te kunnen plannen heb je nodig:

• Planning bekijken

• Planning-items aanmaken

• Projecten bekijken