Uren goedkeuren

In TimeMate kunnen beheerders de uren van medewerkers goedkeuren voordat deze worden verwerkt of gefactureerd. In deze handleiding leggen we uit hoe het goedkeuringsproces werkt.

Wat is uren goedkeuren?

Uren goedkeuren is een controlemechanisme waarbij:

1. Medewerkers hun uren registreren

2. Een beheerder of leidinggevende de uren controleert

3. Na goedkeuring worden de uren definitief en kunnen ze worden gefactureerd

Status van uren

Uren kunnen de volgende statussen hebben:

Status	Betekenis	Kleur
Verstuurd	Uren zijn geregistreerd, wachten op goedkeuring	Blauw
Goedgekeurd	Uren zijn gecontroleerd en akkoord bevonden	Groen
Bewerkt	Uren zijn aangepast na registratie	Geel

Uren goedkeuren

1. Ga naar het Overzicht

1. Klik op Overzicht in het menu

2. Selecteer Uren in het submenu

3. Je ziet nu alle geregistreerde uren van je team

2. Filter op status

1. Klik op de Filter-knop

2. Selecteer Status: Verstuurd

3. Nu zie je alleen de uren die wachten op goedkeuring

3. Controleer de uren

Voor elke registratie kun je zien:

• De medewerker

• De datum

• De gewerkte uren

• De klant/project

• De omschrijving

4. Keur uren goed

Individuele uren goedkeuren

1. Klik op een urenregistratie om details te bekijken

2. Controleer of de gegevens correct zijn

3. Klik op Goedkeuren

4. De status verandert naar "Goedgekeurd"

Meerdere uren tegelijk goedkeuren

1. Vink de checkboxen aan naast de uren die je wilt goedkeuren

2. Klik op Goedkeuren in de actiebalk onderaan

3. Alle geselecteerde uren worden goedgekeurd

Uren afkeuren of corrigeren

Als uren niet correct zijn:

Uren bewerken

1. Klik op de urenregistratie

2. Pas de gegevens aan (tijden, omschrijving, etc.)

3. Sla de wijzigingen op

4. De status verandert naar "Bewerkt"

Feedback geven

1. Neem contact op met de medewerker

2. Leg uit wat er aangepast moet worden

3. De medewerker kan de uren zelf corrigeren

Goedkeuringsworkflow instellen

Je kunt instellen hoe de goedkeuring werkt:

1. Ga naar Instellingen

1. Klik op Instellingen > Uren

2. Zoek de goedkeuringsinstellingen

2. Configureer de workflow

Mogelijke opties zijn:

• Automatisch goedkeuren: Uren worden direct goedgekeurd

• Handmatig goedkeuren: Uren moeten worden gecontroleerd

• Goedkeuren per dag/week: Bepaal de frequentie

Benodigde rechten

Om uren goed te keuren heb je de permissie Uren goedkeuren nodig. Deze permissie wordt beheerd via:

1. Instellingen > Rollen

2. Selecteer de gewenste rol

3. Vink Uren goedkeuren aan onder de Uren-permissies

Rapportages

Na goedkeuring kun je rapportages genereren:

1. Ga naar Overzicht > Uren

2. Filter op status "Goedgekeurd"

3. Klik op Exporteren

4. Kies het gewenste formaat (Excel, PDF, etc.)

Tips

• Keur uren regelmatig goed om achterstanden te voorkomen

• Controleer of uren zijn gekoppeld aan de juiste klant/project

• Communiceer duidelijk naar je team wat je verwacht qua urenregistratie

• Gebruik filters om snel de juiste uren te vinden

Veelgestelde vragen

Kan ik goedgekeurde uren nog aanpassen?

Ja, maar dit wordt geregistreerd. De status verandert naar "Bewerkt" zodat zichtbaar is dat er wijzigingen zijn gedaan.

Worden alleen goedgekeurde uren gefactureerd?

Dit hangt af van je instellingen. Je kunt instellen dat alleen goedgekeurde uren kunnen worden gefactureerd.

Wie kan uren goedkeuren?

Iedereen met de permissie "Uren goedkeuren". Meestal zijn dit beheerders of leidinggevenden.