Uren overzicht exporteren

Met TimeMate kun je je urenregistraties exporteren naar verschillende bestandsformaten. Dit is handig voor je administratie, facturatie of het delen met externe partijen.

Navigatie naar het uren overzicht

1. Klik op Overzicht in het menu aan de linkerkant

2. Selecteer Uren in het submenu

3. Je ziet nu een tabel met alle geregistreerde uren

Beschikbare exportformaten

TimeMate ondersteunt de volgende exportformaten:

Formaat	Bestandstype	Geschikt voor
Excel	.xlsx	Spreadsheets, verdere bewerking
PDF	.pdf	Printen, archivering
CSV	.csv	Import in andere systemen
XML	.xml	Technische integraties

Uren exporteren

Stap 1: Filter de uren (optioneel)

Voordat je exporteert, kun je de uren filteren zodat je alleen de relevante gegevens exporteert:

1. Gebruik de zoekbalk om te zoeken op naam of omschrijving

2. Klik op Filter om geavanceerde filters te openen

3. Filter op datum, klant, project of status

Zie de handleiding Filteren voor meer informatie over filteropties.

Stap 2: Selecteer uren (optioneel)

Je kunt specifieke uren selecteren voor export:

1. Vink de checkbox aan bij de uren die je wilt exporteren

2. Of klik op de checkbox in de header om alle zichtbare uren te selecteren

Als je geen uren selecteert, worden alle (gefilterde) uren geëxporteerd.

Stap 3: Exporteren

1. Klik op de knop Exporteren

2. Een dropdown menu verschijnt met de beschikbare formaten

3. Kies het gewenste formaat:

   • Exporteer naar Excel - voor .xlsx bestand

   • Exporteer naar PDF - voor .pdf bestand

   • Exporteer naar CSV - voor .csv bestand

   • Exporteer naar XML - voor .xml bestand

4. Het bestand wordt automatisch gedownload

Bestandsnaam

Het geëxporteerde bestand krijgt automatisch een naam met de huidige datum:

TimeMate-30-01-2024.xlsx

Inhoud van de export

De export bevat de volgende gegevens per urenregistratie:

• Medewerker - Naam van de medewerker

• Datum - Datum van de registratie

• Klant - Gekoppelde klant (indien van toepassing)

• Project/Werkbon - Gekoppeld project of werkbon

• Tijden - Start- en eindtijd

• Netto uren - Gewerkte uren exclusief pauze

• Status - Status van de registratie (Verstuurd/Goedgekeurd/Bewerkt)

• Extra velden - Eventuele extra velden die je hebt ingesteld

Exporteren met filters

De export houdt rekening met de actieve filters:

Situatie	Wat wordt geëxporteerd
Geen filters	Alle uren
Filter op datum	Alleen uren binnen de datumrange
Filter op klant	Alleen uren van die klant
Filter op project	Alleen uren van dat project
Filter op status	Alleen uren met die status
Combinatie	Uren die aan alle filters voldoen

Excel export

De Excel export is het meest uitgebreide formaat:

• Elke rij bevat één urenregistratie

• Kolommen zijn duidelijk gelabeld

• Totalen worden automatisch berekend

• Geschikt voor verdere bewerking in Excel

PDF export

De PDF export is geoptimaliseerd voor printen:

• Overzichtelijke tabelweergave

• Inclusief bedrijfsgegevens

• Totalen per pagina

• Direct klaar om te printen of te mailen

CSV export

De CSV export is ideaal voor import in andere systemen:

• Komma-gescheiden waarden

• UTF-8 encoding

• Eenvoudig te importeren in de meeste programma's

XML export

De XML export is geschikt voor technische integraties:

• Gestructureerd dataformaat

• Machine-leesbaar

• Geschikt voor automatische verwerking

Problemen oplossen

"Export knop werkt niet"

• Controleer of je de permissie hebt om uren te exporteren

• Controleer of er uren zijn om te exporteren

• Probeer de pagina te verversen

"Bestand wordt niet gedownload"

• Controleer of pop-ups zijn toegestaan in je browser

• Controleer je download-instellingen

• Probeer een ander exportformaat

"Niet alle kolommen zichtbaar in Excel"

• Pas de kolombreedtes aan in Excel

• Controleer of je de nieuwste versie van Excel gebruikt

Tips

• Exporteer regelmatig een backup van je uren

• Gebruik filters om alleen relevante data te exporteren

• Excel is het beste formaat voor verdere bewerking

• PDF is ideaal voor archivering en printen

• CSV werkt goed voor import in boekhoudprogramma's

Benodigde rechten

Om uren te kunnen exporteren heb je de permissie Uren exporteren nodig.

Instellingen

De exportfunctie kan worden in- of uitgeschakeld:

1. Ga naar Instellingen → Uren

2. Zoek de optie Uren exporteren

3. Zet de schakelaar aan of uit

Als deze optie is uitgeschakeld, is de exportknop niet zichtbaar.