Verschil tussen werkbon en project

In TimeMate kun je werken met zowel werkbonnen als projecten. Beide hebben hun eigen doel en gebruik. In deze handleiding leggen we het verschil uit en helpen we je kiezen welke je moet gebruiken.

Overzicht

Aspect	Werkbon	Project
Doel	Specifieke opdracht of taak	Verzameling van werkzaamheden
Omvang	Klein tot middelgroot	Middelgroot tot groot
Duur	Meestal kort (uren/dagen)	Meestal langer (weken/maanden)
Ondertekening	Ja, door klant	Nee
Kan bevatten	Uren, materialen, formulieren	Werkbonnen, uren, bestanden

Wat is een werkbon?

Een werkbon is een document voor een specifieke opdracht of taak. Werkbonnen zijn ideaal voor:

• Servicebeurten: Een monteur die een storing verhelpt

• Kleine klussen: Reparaties of installaties

• Dagelijkse taken: Werk dat in één bezoek wordt afgerond

• Klantbezoeken: Wanneer ondertekening nodig is

Kenmerken van werkbonnen

• Hebben een uniek werkbonnummer

• Kunnen worden ondertekend door de klant

• Bevatten specifieke werkzaamheden

• Kunnen materialen bevatten

• Hebben een status (open, in behandeling, afgerond, gefactureerd)

Wat is een project?

Een project is een overkoepelende container voor grotere opdrachten. Projecten zijn ideaal voor:

• Bouwprojecten: Nieuwbouw of renovaties

• Langlopende opdrachten: Werk dat meerdere weken duurt

• Complexe klussen: Werk met meerdere fases

• Budgetbewaking: Wanneer je kosten wilt monitoren

Kenmerken van projecten

• Kunnen meerdere werkbonnen bevatten

• Hebben budgetfunctionaliteit

• Verzamelen uren van alle bijbehorende werkbonnen

• Bieden overzicht van voortgang

• Kunnen worden bekeken in Kanban-weergave

Wanneer gebruik je wat?

Gebruik een werkbon als:

• Het werk in één of enkele bezoeken wordt afgerond

• De klant ter plekke moet tekenen

• Het een losstaande opdracht is

• Je geen budget hoeft te bewaken

Voorbeelden:

• Storing verhelpen

• CV-ketel onderhoud

• Kleine reparatie

• Installatie van een apparaat

Gebruik een project als:

• Het werk meerdere dagen of weken duurt

• Je meerdere werkbonnen nodig hebt

• Je een budget wilt bewaken

• Meerdere medewerkers betrokken zijn

Voorbeelden:

• Nieuwbouwproject

• Renovatie van een pand

• Onderhoudscontract voor een jaar

• Groot installatieproject

Werkbonnen binnen projecten

Je kunt werkbonnen aanmaken binnen een project:

1. Open het project

2. Ga naar het tabblad Werkbonnen

3. Klik op Nieuwe werkbon

4. De werkbon wordt automatisch gekoppeld aan het project

Voordelen hiervan:

• Alle werkbonnen zijn gegroepeerd

• Uren worden verzameld op projectniveau

• Budget wordt automatisch bijgewerkt

• Eenvoudig overzicht van alle werkzaamheden

Werkbonnen zonder project

Je kunt ook werkbonnen aanmaken zonder project:

1. Ga naar Werkbonnen

2. Klik op Nieuwe werkbon

3. Laat het projectveld leeg

Dit is handig voor:

• Losstaande opdrachten

• Snelle klussen

• Wanneer projecten niet nodig zijn

Uren registreren

Op een werkbon

1. Selecteer de werkbon bij het registreren van uren

2. De uren worden gekoppeld aan de werkbon

3. Als de werkbon aan een project is gekoppeld, tellen de uren ook mee voor het project

Op een project

1. Selecteer het project bij het registreren van uren

2. De uren worden direct aan het project gekoppeld

3. Dit is handig voor werk dat niet aan een specifieke werkbon is gebonden

Factureren

Werkbonnen factureren

• Selecteer één of meerdere werkbonnen

• Alle uren en materialen worden gefactureerd

• De werkbon krijgt de status "Gefactureerd"

Projecten factureren

• Selecteer de openstaande uren van een project

• Factureer alle uren in één keer

• Het project behoudt zijn status

Tips

• Begin met projecten voor grotere klanten met doorlopend werk

• Gebruik werkbonnen voor losse opdrachten

• Combineer beide voor maximale flexibiliteit

• Houd werkbonnen binnen een project overzichtelijk met duidelijke namen