Werkbon afronden

Wanneer de werkzaamheden op een werkbon zijn voltooid, kun je de werkbon afronden. In deze handleiding leggen we uit hoe je een werkbon correct afrondt.

Wat betekent afronden?

Een werkbon afronden betekent dat:

• De werkzaamheden zijn voltooid

• De werkbon klaar is voor eventuele ondertekening

• De werkbon kan worden gefactureerd

• De status verandert naar "Afgerond" of "Voltooid"

Werkbon afronden via de webapplicatie

1. Open de werkbon

1. Ga naar Werkbonnen in het menu

2. Zoek de werkbon die je wilt afronden

3. Klik op de werkbon om deze te openen

2. Controleer de gegevens

Voordat je afrondt, controleer:

• Alle uren zijn correct geregistreerd

• Gebruikte materialen zijn toegevoegd

• De omschrijving is compleet

• Eventuele formulieren zijn ingevuld

3. Wijzig de status

1. Klik op het status-dropdown menu

2. Selecteer Afgerond of Voltooid

3. De status wordt direct bijgewerkt

Alternatief: Via de actiemenu

1. Klik op de drie puntjes (⋮) naast de werkbon

2. Selecteer Status wijzigen

3. Kies Afgerond

Werkbon afronden via de mobiele app

1. Open de TimeMate app

2. Ga naar Werkbonnen

3. Open de werkbon die je wilt afronden

4. Tik op Afronden of wijzig de status naar "Afgerond"

5. Bevestig de actie

Meerdere werkbonnen tegelijk afronden

1. Ga naar Werkbonnen

2. Vink de checkboxen aan naast de werkbonnen die je wilt afronden

3. Klik op het Status wijzigen-dropdown in de actiebalk

4. Selecteer Afgerond

5. Alle geselecteerde werkbonnen worden afgerond

Na het afronden

Zodra een werkbon is afgerond, kun je:

Laten ondertekenen

1. Laat de klant de werkbon ondertekenen

2. Zie de handleiding Werkbon ondertekenen

Factureren

1. Selecteer de afgeronde werkbon

2. Klik op Factureren

3. De werkbon wordt verstuurd naar je boekhoudprogramma

Archiveren

Als de werkbon is gefactureerd:

1. De status verandert naar "Gefactureerd"

2. Je kunt de werkbon archiveren voor je administratie

Checklist voor afronden

Gebruik deze checklist voordat je een werkbon afrondt:

Administratief

• Werkbonnummer is correct

• Klantgegevens kloppen

• Projectkoppeling is juist (indien van toepassing)

Werkzaamheden

• Alle werkzaamheden zijn beschreven

• Uren zijn volledig geregistreerd

• Materialen zijn toegevoegd

Documentatie

• Foto's zijn geüpload (indien nodig)

• Formulieren zijn ingevuld

• Notities zijn toegevoegd

Werkbon niet afronden maar opslaan

Als de werkzaamheden nog niet klaar zijn:

1. Sla de werkbon op zonder de status te wijzigen

2. De werkbon blijft op "Open" of "In behandeling"

3. Je kunt later verdergaan met de werkbon

Problemen oplossen

"Kan werkbon niet afronden"

• Controleer of alle verplichte velden zijn ingevuld

• Controleer of je de juiste rechten hebt

• Controleer of er geen openstaande taken zijn

"Uren ontbreken"

• Registreer eerst de uren voordat je afrondt

• Controleer of de uren aan de juiste werkbon zijn gekoppeld

"Formulier niet ingevuld"

Als een formulier verplicht is:

1. Open het gekoppelde formulier

2. Vul alle verplichte velden in

3. Dien het formulier in

4. Probeer opnieuw af te ronden

Tips

• Rond werkbonnen af zodra het werk klaar is

• Controleer altijd of alle uren zijn geregistreerd

• Laat de klant direct tekenen als je ter plaatse bent

• Voeg foto's toe als bewijs van het voltooide werk

Benodigde rechten

Om werkbonnen af te ronden heb je de permissie Werkbonnen bewerken nodig.