Werkbon (laten) ondertekenen

Een handtekening op de werkbon is het bewijs dat de klant akkoord gaat met de uitgevoerde werkzaamheden. TimeMate biedt een digitale ondertekeningsfunctie. In deze handleiding leggen we uit hoe dit werkt.

Waarom ondertekenen?

Een ondertekende werkbon:

• Is juridisch bewijs van akkoord

• Voorkomt discussies over uitgevoerde werkzaamheden

• Is nodig voor sommige branches (zoals installatiewerk)

• Versnelt het facturatieproces

Wie kan ondertekenen?

Er zijn twee soorten handtekeningen mogelijk:

1. Klanthandtekening: De klant tekent voor akkoord

2. Medewerkershandtekening: De monteur/medewerker tekent

Werkbon laten ondertekenen door de klant

Via de mobiele app (aanbevolen)

Dit is de meest gebruikte methode, direct bij de klant:

1. Open de werkbon in de app

   • Open de TimeMate app

   • Ga naar de werkbon die ondertekend moet worden

2. Start het ondertekeningsproces

   • Tik op Ondertekenen of het handtekening-icoon

   • Het ondertekeningsscherm opent

3. Geef het apparaat aan de klant

   • Draai het scherm naar de klant

   • De klant ziet een tekenveld

4. Klant tekent

   • De klant tekent met de vinger op het scherm

   • De klant kan een opmerking toevoegen (optioneel)

5. Bevestig de handtekening

   • Tik op Opslaan of Bevestigen

   • De handtekening wordt opgeslagen bij de werkbon

Via de webapplicatie

Als je achteraf een handtekening wilt toevoegen:

1. Open de werkbon in de webapplicatie

2. Ga naar het tabblad Handtekeningen of Details

3. Klik op Handtekening toevoegen

4. Teken met de muis of laat de klant tekenen

5. Klik op Opslaan

Medewerker laten ondertekenen

Naast de klanthandtekening kan ook de medewerker tekenen:

1. Open de werkbon

2. Selecteer Medewerker ondertekenen

3. Teken je handtekening

4. Bevestig

Dit is nuttig voor:

• Bevestiging van aanwezigheid

• Interne administratie

• Compliance-doeleinden

Opmerkingen bij ondertekening

De klant kan een opmerking toevoegen bij de handtekening:

1. Na het tekenen verschijnt een veld voor opmerkingen

2. De klant kan hier feedback of notities invoeren

3. De opmerking wordt opgeslagen bij de handtekening

Opmerkingen bekijken

1. Open de werkbon

2. De opmerking verschijnt als een melding bovenaan

3. Je kunt de opmerking ook zien bij de handtekeningdetails

Handtekening bekijken

Na ondertekening kun je de handtekening bekijken:

1. Open de werkbon

2. De handtekening is zichtbaar in het detailscherm

3. Je ziet:

   • De handtekening zelf

   • Datum en tijd van ondertekening

   • Eventuele opmerkingen

Ondertekende werkbon exporteren/printen

Je kunt een ondertekende werkbon exporteren:

1. Open de werkbon

2. Klik op Exporteren of PDF

3. De werkbon wordt geëxporteerd inclusief handtekening

4. Je kunt deze printen of per e-mail versturen

Tips voor ondertekening

Voor de ondertekening

• Controleer of alle werkzaamheden zijn genoteerd

• Zorg dat materialen zijn toegevoegd

• Bespreek de werkbon met de klant

Tijdens de ondertekening

• Geef de klant de tijd om de werkbon te bekijken

• Leg uit wat ze ondertekenen

• Vraag om eventuele opmerkingen

Na de ondertekening

• Controleer of de handtekening is opgeslagen

• Stuur eventueel een kopie naar de klant

• Rond de werkbon af indien nog niet gedaan

Problemen oplossen

"Handtekening wordt niet opgeslagen"

• Controleer je internetverbinding

• Probeer opnieuw

• De app slaat lokaal op en synchroniseert later

"Klant wil niet tekenen"

• Leg het doel van de handtekening uit

• Noteer dat de klant heeft geweigerd

• Neem eventueel contact op met je leidinggevende

"Verkeerde handtekening opgeslagen"

• Neem contact op met een beheerder

• Een nieuwe handtekening kan worden toegevoegd

• Oude handtekeningen blijven zichtbaar in de historie

Benodigde rechten

Om werkbonnen te laten ondertekenen heb je de permissie Werkbonnen ondertekenen nodig.

Juridische waarde

Digitale handtekeningen hebben in de meeste gevallen dezelfde juridische waarde als handgeschreven handtekeningen. Raadpleeg bij twijfel een juridisch adviseur voor jouw specifieke situatie.