Werkbonnen heropenen

Soms is het nodig om een afgeronde werkbon opnieuw te openen, bijvoorbeeld voor aanvullende werkzaamheden of correcties. In deze handleiding leggen we uit hoe je een werkbon heropent.

Wanneer heropenen?

Je kunt een werkbon heropenen in de volgende situaties:

• Aanvullend werk: Er moet nog extra werk worden gedaan

• Correcties: Er zijn fouten in de registratie

• Klantverzoek: De klant vraagt om aanpassingen

• Vergeten uren: Er zijn uren vergeten te registreren

Beperkingen

Let op de volgende beperkingen:

• Gefactureerde werkbonnen: Kunnen mogelijk niet worden heropend

• Gearchiveerde werkbonnen: Moeten eerst uit het archief worden gehaald

• Rechten: Je hebt de juiste permissies nodig

Werkbon heropenen

Via de webapplicatie

1. Ga naar Werkbonnen

   • Klik op Werkbonnen in het menu

   • Zoek de werkbon die je wilt heropenen

2. Open de werkbon

   • Klik op de werkbon om deze te openen

3. Wijzig de status

   • Klik op het status-dropdown menu

   • Selecteer Open of In behandeling

   • Bevestig de wijziging indien gevraagd

Via het overzicht

1. Ga naar Werkbonnen

2. Vind de werkbon in de lijst

3. Klik op de drie puntjes (⋮) naast de werkbon

4. Selecteer Status wijzigen > Open

Meerdere werkbonnen heropenen

1. Vink de checkboxen aan naast de werkbonnen

2. Gebruik het status-dropdown in de actiebalk

3. Selecteer Open

4. Alle geselecteerde werkbonnen worden heropend

Na het heropenen

Zodra de werkbon is heropend kun je:

• Uren toevoegen of wijzigen

• Materialen aanpassen

• De omschrijving updaten

• Formulieren invullen

• De werkbon opnieuw laten ondertekenen

Gearchiveerde werkbonnen

Als de werkbon is gearchiveerd:

1. Ga naar de werkbonnenlijst

2. Gebruik de filter om gearchiveerde werkbonnen te tonen

3. Open de werkbon

4. Wijzig de status van "Gearchiveerd" naar "Open"

Gefactureerde werkbonnen

Voor gefactureerde werkbonnen geldt:

Als heropenen is toegestaan

1. Wijzig de status naar "Open"

2. Let op: de factuur blijft bestaan

3. Voeg eventueel aanvullende uren toe

4. Factureer opnieuw indien nodig

Als heropenen niet is toegestaan

• Neem contact op met een beheerder

• Overweeg een nieuwe werkbon aan te maken voor het aanvullende werk

• Crediteer eventueel de bestaande factuur

Ondertekende werkbonnen

Als de werkbon al is ondertekend:

• De bestaande handtekening blijft bewaard

• Na het toevoegen van werk kan een nieuwe handtekening worden gevraagd

• De historie van handtekeningen blijft zichtbaar

Audit trail

TimeMate houdt bij wie een werkbon heeft heropend:

• De statuswijziging wordt gelogd

• Datum en tijd worden vastgelegd

• Je kunt dit terugzien in de werkbonhistorie

Tips

• Documenteer waarom je een werkbon heropent

• Communiceer met de klant over aanvullend werk

• Vraag een nieuwe handtekening als er significant werk is toegevoegd

• Controleer of de uren correct worden gefactureerd

Problemen oplossen

"Status kan niet worden gewijzigd"

• Controleer of je de juiste rechten hebt

• Controleer of de werkbon niet is vergrendeld

• Neem contact op met een beheerder

"Werkbon is gefactureerd"

• Controleer de instellingen voor gefactureerde werkbonnen

• Overweeg een creditnota en nieuwe factuur

• Maak eventueel een nieuwe werkbon aan

"Kan gearchiveerde werkbon niet vinden"

• Pas de filter aan om gearchiveerde werkbonnen te tonen

• Zoek op werkbonnummer

• Controleer de zoekperiode

Benodigde rechten

Om werkbonnen te heropenen heb je de permissie Werkbonnen bewerken nodig.