Formulier aan werkbon koppelen

Formulieren kunnen worden gekoppeld aan werkbonnen, zodat medewerkers deze kunnen invullen tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden. In deze handleiding leggen we uit hoe je een formulier aan een werkbon koppelt.

Waarom formulieren koppelen?

Door formulieren te koppelen aan werkbonnen:

• Weten medewerkers welke formulieren ze moeten invullen

• Worden inzendingen automatisch gekoppeld aan de werkbon

• Heb je alle documentatie op één plek

• Kun je bepalen of formulieren verplicht zijn

Formulier koppelen bij het aanmaken van een werkbon

1. Maak een nieuwe werkbon aan

1. Ga naar Werkbonnen

2. Klik op Nieuwe werkbon

2. Vul de basisgegevens in

• Werkbonomschrijving

• Klant

• Overige details

3. Koppel formulieren

1. Zoek de sectie Formulieren in het werkbonformulier

2. Klik op Formulier toevoegen of het + icoon

3. Selecteer het formulier uit de lijst met beschikbare formulieren

4. Herhaal voor meerdere formulieren indien nodig

4. Stel opties in per formulier

Voor elk gekoppeld formulier kun je instellen:

• Verplicht: Het formulier moet worden ingevuld voordat de werkbon kan worden afgerond

• E-mail versturen: Verstuur de inzending automatisch per e-mail

5. Sla de werkbon op

1. Klik op Opslaan

2. De werkbon is nu aangemaakt met de gekoppelde formulieren

Formulier koppelen aan bestaande werkbon

1. Open de werkbon

1. Ga naar Werkbonnen

2. Open de werkbon waar je formulieren aan wilt koppelen

2. Ga naar Bewerken

1. Klik op Bewerken

2. Of ga naar het tabblad Formulieren

3. Voeg formulieren toe

1. Zoek de formulieren-sectie

2. Klik op Formulier toevoegen

3. Selecteer het gewenste formulier

4. Stel de opties in (verplicht, e-mail)

4. Sla de wijzigingen op

1. Klik op Opslaan

2. De formulieren zijn nu gekoppeld

Meerdere formulieren koppelen

Je kunt meerdere formulieren aan één werkbon koppelen:

1. Voeg het eerste formulier toe

2. Klik nogmaals op Formulier toevoegen

3. Selecteer het volgende formulier

4. Herhaal tot alle benodigde formulieren zijn toegevoegd

Voorbeeld combinatie

• Opnameformulier: Invullen bij aanvang

• Werkbon checklist: Invullen tijdens het werk

• Opleverformulier: Invullen bij afronden

Formulier als verplicht instellen

Als een formulier verplicht is:

1. De medewerker krijgt een melding dat het formulier moet worden ingevuld

2. De werkbon kan niet worden afgerond zonder het formulier

3. Er verschijnt een waarschuwing bij het afronden

Verplicht maken

1. Koppel het formulier aan de werkbon

2. Vink Verplicht aan

3. Sla op

E-mail bij inzending

Je kunt instellen dat er automatisch een e-mail wordt verstuurd na invullen:

Instellen

1. Koppel het formulier

2. Vink E-mail versturen aan

3. Voer het e-mailadres in (bijv. kantoor of klant)

4. Sla op

Wat wordt er verstuurd?

• Een PDF van het ingevulde formulier

• De werkbongegevens

• Eventuele bijlagen (foto's)

Gekoppelde formulieren bekijken

Je kunt zien welke formulieren zijn gekoppeld:

1. Open de werkbon

2. Ga naar het tabblad Formulieren of Inzendingen

3. Je ziet:

   • Gekoppelde formulieren

   • Status (ingevuld/niet ingevuld)

   • Inzendingen indien beschikbaar

Formulier ontkoppelen

Om een formulier te ontkoppelen:

1. Open de werkbon in bewerkingsmodus

2. Zoek het gekoppelde formulier

3. Klik op het verwijder-icoon naast het formulier

4. Sla de werkbon op

Let op: Bestaande inzendingen blijven behouden

Tips

• Koppel formulieren voordat medewerkers aan het werk gaan

• Gebruik verplichte formulieren voor belangrijke documentatie

• Stel e-mails in voor formulieren die direct actie vereisen

• Test de koppeling voordat je de werkbon toewijst

Problemen oplossen

"Formulier verschijnt niet in de lijst"

• Controleer of het formulier is geactiveerd

• Controleer of je de juiste rechten hebt

• Ververs de pagina

"Medewerker ziet formulier niet"

• Controleer of de koppeling is opgeslagen

• Controleer of de medewerker de werkbon kan zien

• Vraag de medewerker om de app te verversen

"Kan formulier niet ontkoppelen"

• Controleer of er al inzendingen zijn

• Neem contact op met een beheerder

Benodigde rechten

Actie	Benodigde permissie
Formulieren koppelen	Werkbonnen bewerken
Verplicht instellen	Werkbonnen bewerken
E-mail instellingen	Werkbonnen bewerken